人を雇う時のルール、必要なものは?法定三帳簿編

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人を雇う時のルール、必要なものは?法定三帳簿編

法定三帳簿ってなんですか?

法定三帳簿とは、「労働者名簿」「出勤簿等」「賃金台帳」の三つです。

使用者に対して、事業所ごとに作成し、3年間保存することが法律で義務づけられています。

 

労働者名簿とは?

労働基準法で、事業場ごとに各労働者(日々雇い入れられる者を除く)の氏名や生年月日、履歴等について記入した「労働者名簿」を作成することを義務づけ、労働者名簿の記入事項に変更があった場合は、遅滞なく訂正しなければならないことを定めています。

労働者名簿は、パートやアルバイトを含めたすべての労働者(日雇い労働者は除く)について作成することが必要であり、労働者を1人でも雇っている場合は、必ず作成しなければなりません。

従業員を雇い入れるにあたっては、それぞれの従業員の住所や生年月日など必要事項について、きちんと情報を集めるようにして、変更がある場合はすみやかに書き換える事が大切です。

 

出勤簿等とは?

労働基準法により、会社は賃金台帳を作成することが義務付けられています。

その記載事項として、労働日数、労働時間数、時間外労働・休日労働・深夜労働を行った時間数を記載することが定められており、会社は労働者の労働時間数等を把握することが義務付けられています。出勤簿は、これらの労働時間数等を確認するための帳簿です。

 

出勤簿は、労働者名簿や賃金台帳と違って、「何を記載すべきか」「労働時間数等の把握の仕方」といった事項は定められていませんが、厚生労働省による通達「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関する基準」によると

 

使用者が、自ら現認することにより確認し、記録すること。タイムカード、ICカード等の客観的な記録を基礎として確認し、記録することのどちらかの方法によって、労働者の始業時刻・終業時刻を確認・記録することが原則とされています。

 

労働時間数等を正確に把握できるのであれば、どんな方法でも構いませんが、タイムカードによる記録で管理する方法が最も現実的でおすすめですが、近年はICカードによる打刻ですと、管理コストが抑えられる傾向にあるようです。

 

賃金台帳とは?

従業員の給与の支払い状況を記載した書類のことです。

労働基準法によって作成が定められたものであり、事業場ごとに「賃金台帳」を作成し、賃金計算の基礎となる事項や賃金の額などについて賃金の支払いのたびに遅滞なく記入することが義務づけられています。

 

労働者名簿とは異なり、賃金台帳は日雇い労働者も含めたすべての労働者について作成しなければなりません。また、賃金台帳は賃金の支払いがあるたびに記入しなければならないので、その都度書き足されていくことになります。

 

そのため、賃金台帳は膨大な量になることから、求められた場合には、すぐに印刷して提出できるように管理していることを条件として、電子機器上のデータでの保存など紙媒体以外で保存することが認められています。

 

法定三帳簿の作成はしっかりと行いましょう

法定三帳簿を適切に整備していない場合、労働基準法により30万円以下の罰金に処されます。また、法定三帳簿は労働基準監督署の調査や助成金申請などの際に提出を求められることが多く、これらの書類の提出を拒否したり、虚偽を記載した書類を提出したりした場合は、処罰の対象となります。

また、社会保険の手続き、雇用保険の手続きにおいては、提示をも取れられることがよくあります。

なので、必要な情報を適宜に集めて、正確に記載した法定三帳簿を常に整備しておくことが欠か

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